Pipelines: el tablero, el valor y la moneda

El tablero de Pipelines muestra en qué etapa está cada contacto de un proceso (ventas, soporte, incorporación o el que armes), con una columna por etapa y una tarjeta por contacto. Desde acá movés contactos de etapa, cargás cuánto vale cada negocio y ves los totales por moneda.

Esta guía explica el uso diario del tablero. Para crear pipelines, etapas y sus reglas, mirá Pipelines: configurar pipelines y etapas.

Para qué sirve

• Ver de un vistazo cuántos contactos hay en cada etapa y cuánto suman.
• Avanzar o retroceder a un contacto de etapa a medida que cambia la conversación.
• Registrar por qué se perdió un negocio y reabrirlo si el cliente vuelve.
• Registrar el valor de cada negocio en su moneda (pesos, dólares y otras) sin mezclar monedas.
• Saber quién atiende a cada contacto y cuánto tiempo lleva en la etapa.

Dónde está

En el menú lateral del CRM, entrá a Pipelines. El tablero abre el pipeline predeterminado de la cuenta o, si no hay ninguno marcado, el primero de la lista.

Arriba del tablero tenés, de izquierda a derecha:

Si la cuenta todavía no tiene pipelines, el tablero lo avisa. Un administrador ve el botón Crear el primer pipeline; un agente ve el mensaje «Pedile a un administrador de la cuenta que cree uno.».

Columnas, etapas y contadores

Cada columna es una etapa, en el orden que definió el administrador. En el encabezado de la columna ves:

• Un punto con el color de la etapa y su nombre.
• El número de contactos de la etapa. Sin filtros es el total real de la etapa, aunque no estén todas las tarjetas cargadas.
• Las marcas Ganado o Perdido si la etapa es de cierre, y la probabilidad (por ejemplo «30 %») si la etapa tiene una.
• El botón + (Agregar a esta etapa), que abre «Agregar contactos» con esa etapa ya elegida.
• Debajo, los totales de valor por moneda de la etapa (ver Totales por moneda).

Cada columna carga primero las 50 tarjetas que entraron más recientemente a la etapa. Si hay más, al final aparece Cargar N más, que trae de a 50. Una columna vacía muestra «Sin contactos» y un acceso a Agregar contacto.

El número «N contactos» de arriba del tablero suma las tarjetas que se ven en pantalla, no el total del pipeline. Para el total real de cada etapa, mirá el número de su columna.

La tarjeta del contacto

Cada tarjeta muestra:

• La foto o las iniciales y el nombre del contacto. Debajo, la empresa o, si no tiene, el correo.
• La marca IA pausada, si una persona pausó los movimientos de la IA de este contacto en este pipeline (ver Pausar a la IA para este contacto).
• El valor del contacto en este pipeline, si tiene uno (por ejemplo «ARS 126.000»).
• En las columnas de etapas perdidas, la marca Perdido: [motivo] (por ejemplo «Perdido: Precio») o Perdido: sin motivo. Pasando el mouse ves también la nota (ver Perder y reabrir un negocio).
• Hasta dos etiquetas del contacto y «+N» si tiene más.
• El tiempo en la etapa («En esta etapa hace 3 días»). Pasando el mouse ves también cuándo se creó el contacto y cuándo entró al pipeline.
• La próxima tarea del contacto, si tiene alguna pendiente en este pipeline o sin pipeline: título y vencimiento, en rojo si está vencida, «Sin fecha» si no tiene, y +N si hay más. El tilde la completa sin salir del tablero (ver Tareas: en la tarjeta del tablero).
• La cantidad de mensajes sin leer, si hay.
• El responsable o la marca Sin responsable (ver Responsable de la tarjeta).

Hacer clic en la tarjeta abre la ficha del negocio: un panel con la etapa, el responsable, el valor, el SLA, las tareas, las notas, el historial de movimientos y la última conversación del contacto en este pipeline (ver Pipelines: la ficha del negocio). Al pasar el mouse aparecen tres botones:

• Abrir conversación: abre la conversación más reciente del contacto. Si no tiene ninguna, abre la ventana para iniciar una nueva.
• Nueva tarea para este contacto (ícono de calendario): abre la ventana de crear una tarea con el contacto y este pipeline ya elegidos.
• Más acciones: Ver contacto (abre el perfil del contacto), Editar contacto, Nueva tarea y Quitar del pipeline.

Buscar y filtrar

Buscar

El buscador «Buscar por nombre, correo, teléfono o empresa» busca en todos los contactos del pipeline, no solo en las tarjetas cargadas. También encuentra por el identificador del contacto. La búsqueda se hace mientras escribís; la cruz del buscador la borra.

Filtros

Con Filtros abierto tenés:

Cuando elegís una fecha aparece Medir la fecha contra:

• Entrada al pipeline (la opción que viene elegida): cuándo entró el contacto por primera vez a este pipeline. Sirve para preguntas como «de los que llegaron el mes pasado, ¿dónde están hoy?».
• Entrada a la etapa: cuándo entró a la etapa en la que está ahora. Sirve para preguntas como «¿cuántos pasaron a Ganado este mes?».

Con algún filtro o una búsqueda activa ves «1 filtro activo» (o los que haya) y Limpiar todo, que los quita. Asignado, Equipo y Fecha aparecen también como etiquetas debajo de la barra, cada una con su cruz para quitarla.

Importante: Asignado, Equipo y Etiquetas filtran solo las tarjetas que ya están cargadas en pantalla (las primeras 50 de cada columna y las que hayas sumado con «Cargar N más»). Con un filtro activo, «Cargar N más» desaparece. Si buscás algo que puede estar más abajo, cargá más tarjetas antes de filtrar o usá el buscador, que busca en todo el pipeline.

Qué pasa con los contadores y los totales

Los filtros no se guardan: se limpian al recargar la página. Para reusar una combinación, guardala como vista.

Vistas

Debajo del encabezado hay una fila de vistas:

• Todos: sin filtros.
• Mis contactos: tus tarjetas (igual que elegirte en Asignado).
• Sin asignar: las tarjetas sin responsable.
• Nuevos esta semana: contactos que entraron al pipeline en los últimos 7 días.

Con Guardar vista guardás los filtros que tenés puestos (incluida la búsqueda) con un nombre y una descripción. En una vista propia, los tres puntos (Opciones de la vista) permiten Editar, Actualizar con Filtros Actuales (si es la vista que estás usando) y Eliminar.

Las vistas que guardás quedan solo en este navegador y en este pipeline: no las ven otras personas ni aparecen si entrás desde otra computadora. La opción «Compartir con el Equipo» del formulario hoy no comparte la vista.

Agregar contactos al pipeline

1. Tocá Agregar contacto (arriba a la derecha) o el + de una columna.
2. En «Agregar Contactos al Pipeline», elegí la etapa en Seleccionar Etapa.
3. Buscá en Buscar Contactos y marcá uno o varios contactos.
4. Tocá Agregar al Pipeline.

Un contacto puede estar en varios pipelines a la vez, pero en una sola etapa por pipeline. Si agregás a una etapa un contacto que ya estaba en otra etapa del mismo pipeline, se mueve a la nueva.

Importar contactos del CRM (en Más acciones) agrega todos los contactos de la cuenta a la etapa que elijas. Los que ya están en el pipeline se saltean. Usalo con cuidado en cuentas con muchos contactos: no se deshace de una vez.

Mover contactos de etapa

Arrastrando la tarjeta

Arrastrá la tarjeta y soltala en otra columna. Si la columna es de una etapa perdida, antes de mover se abre «¿Por qué se perdió?» (ver Perder y reabrir un negocio). Al soltarla:

• El contacto pasa a la nueva etapa y su «tiempo en la etapa» vuelve a cero.
• El valor y la moneda viajan con el contacto: los totales de las dos columnas se ajustan solos.
• El movimiento queda registrado en el historial del contacto, con la etapa de origen, la de destino y quién lo movió. Lo ves en la pestaña Historial de la ficha del negocio.

Si el movimiento falla, aparece «Error al mover el contacto» y la tarjeta vuelve a su lugar.

Si la IA ya había movido a ese contacto en este pipeline, al soltar la tarjeta aparece abajo un aviso: «La IA había movido a [nombre] en este pipeline.» con dos botones:

• Pausar la IA para este contacto: la IA deja de mover a ese contacto en este pipeline (ver Pausar a la IA para este contacto). La tarjeta muestra IA pausada.
• Ahora no: no cambia nada. El aviso también se cierra solo a los pocos segundos.

Mover a mano nunca pausa sola a la IA. Si la IA nunca movió a ese contacto, o ya está pausada, el aviso no aparece.

Desde la conversación

En el panel derecho de una conversación, en Acciones de la conversación, está Pipelines:

1. El botón muestra la etapa actual del contacto (o «Pipelines 2» si está en dos pipelines).
2. Tocalo: se abre la lista de etapas activas agrupadas por pipeline. Podés filtrar con «Buscar etapa».
3. Elegí la etapa de destino. Aparece «Movido a [etapa]». Si es una etapa perdida, primero se abre «¿Por qué se perdió?».

Si la IA ya había movido a ese contacto en ese pipeline, debajo del selector aparece el mismo aviso que en el tablero, con Pausar la IA para este contacto y Ahora no.

El selector solo aparece si el contacto ya está en algún pipeline activo, y solo muestra esos pipelines: para sumarlo a uno nuevo, usá Agregar contacto en el tablero.

Al lado del nombre de cada pipeline de la lista está Ver ficha, que abre la ficha del negocio de ese contacto en ese pipeline sin salir de la conversación.

Desde la ficha del negocio

En la ficha (clic en la tarjeta), Mover a cambia la etapa con un motivo opcional que queda en el historial, y tiene la opción Pausar movimientos de la IA para este contacto en este pipeline (desmarcada). Si alguien más lo movió mientras tanto, no lo mueve y te avisa. Ver Mover de etapa.

Perder y reabrir un negocio

Una etapa marcada como perdida (en la columna dice «Perdido») es donde terminan los negocios que no se cerraron. Al mover un contacto a esa etapa, el CRM pregunta por qué se perdió, para que quede en el historial y en los informes.

Elegir el motivo

Cuando arrastrás una tarjeta a una columna perdida, elegís esa etapa en la conversación o en Mover a de la ficha, se abre la ventana «¿Por qué se perdió?»:

1. Elegí uno de los motivos de la cuenta (por ejemplo «Precio» o «Eligió a la competencia»). Los motivos los arma un administrador en Configuración → Pipelines → Motivos de pérdida.
2. Si querés, escribí una nota (hasta 500 caracteres), por ejemplo «le pareció caro el envío a Córdoba».
3. Tocá Guardar motivo. El contacto pasa a la etapa perdida y la tarjeta muestra «Perdido: Precio».

Otras opciones de la ventana:

• Mover sin motivo: mueve igual y lo deja sin motivo (la nota, si escribiste una, se guarda). Sirve cuando todavía no sabés por qué; después lo podés cargar desde la ficha.
• Cancelar (o la cruz, o Esc): no mueve nada y la tarjeta vuelve a su columna.

«Sin motivo» no es lo mismo que un motivo como «Motivo desconocido» del catálogo: «sin motivo» quiere decir que nadie lo cargó; «Motivo desconocido» quiere decir que alguien confirmó que no se sabe.

Si la cuenta todavía no tiene motivos, la ventana lo avisa y solo deja Mover sin motivo o Cancelar.

Cambiar el motivo después

Abrí la ficha del negocio (clic en la tarjeta) y tocá Cambiar motivo (o Cargar motivo si está sin motivo). El cambio queda en el historial con tu nombre. Así se completa, por ejemplo, el motivo de un contacto que la IA movió a Perdido.

Reabrir

Si el cliente vuelve, mové el contacto a una etapa que no sea perdida, como cualquier movimiento. Eso es reabrir el negocio:

• La tarjeta deja de mostrar el motivo: el contacto vuelve a estar abierto.
• En el Historial de la ficha, el movimiento aparece marcado Reabierto, y la pérdida anterior sigue ahí con su motivo.
• Si después se vuelve a perder, se elige un motivo nuevo; cada pérdida queda con el suyo.

Repetir el mismo movimiento (por ejemplo, soltar otra vez en la columna donde ya está) no crea otra pérdida ni cambia el motivo.

Dónde ver los motivos

• En la tarjeta («Perdido: Precio»), en la cabecera y en el Historial de la ficha del negocio.
• En Informes → Pipeline: al ver un pipeline aparece la tabla Motivos de pérdida con cuántos contactos de etapas perdidas hay por motivo (incluido «Sin motivo»), y el CSV trae la columna «Motivo de pérdida».

Quitar un contacto del pipeline

1. Pasá el mouse por la tarjeta y tocá Más acciones → Quitar del pipeline.
2. Confirmá en el mensaje «¿Estás seguro de que deseas quitar este contacto del pipeline?».

Quitarlo no borra el contacto ni sus conversaciones, y no lo saca de otros pipelines. Su valor en este pipeline deja de verse y deja de sumar. Si más adelante lo volvés a agregar, entra sin valor.

Valor y moneda de cada contacto

Cada contacto puede tener un valor con moneda en cada pipeline: el mismo contacto puede valer «USD 3.000» en «Ventas» y no tener valor en «Postventa». El valor es del contacto en el pipeline, no de la etapa: lo acompaña cuando lo movés.

Cargar un valor

1. Pasá el mouse por la tarjeta y tocá + Agregar valor (abajo, al lado del responsable).
2. Escribí el Monto.
3. Elegí la Moneda. Viene una elegida (normalmente ARS): cambiala si el negocio es en otra moneda.
4. Tocá la tilde (Guardar valor) o apretá Enter. La cruz (Cancelar) o Esc cierran sin guardar.

Editar o borrar el valor

• Para cambiarlo, pasá el mouse por el valor y tocá el lápiz (Editar valor). Cambiá el monto o la moneda y guardá.
• Para borrarlo, abrilo con el lápiz, vaciá el campo y guardá. Se borran el monto y la moneda.

Monedas disponibles

ARS, USD, EUR, MXN, CLP, COP, PEN, UYU, BRL, PYG y BOB. Todo valor nuevo lleva moneda: no se puede guardar un monto sin elegirla.

Formatos de monto aceptados

Podés escribir el monto como lo escribirías normalmente. Se aceptan números mayores o iguales a 0, con hasta 13 cifras enteras y hasta 2 decimales:

No se aceptan signos («$ 100»), números negativos ni más de 2 decimales. Si el monto no es válido, aparece «Ingresá un monto válido: un número mayor o igual a 0, con hasta 2 decimales.».

Ojo con los números cortos con punto: 1.500 se guarda como mil quinientos, pero 1.50 se guarda como uno con cincuenta.

Totales por moneda

• Debajo del nombre de cada columna ves el total de la etapa por moneda, por ejemplo «ARS 1.250.000 · USD 3.000». Cuenta todos los contactos de la etapa, también los que no están cargados en pantalla.
• Arriba del tablero, al lado de «N contactos», ves la suma de todas las columnas, también por moneda.
• Las monedas nunca se suman entre sí: no hay conversión ni un total general en una sola moneda.
• Al mover un contacto o cambiar su valor, los totales se actualizan sin recargar.

Valores «sin moneda»

Los valores que se cargaron antes de que existiera la moneda aparecen con «$» y la marca sin moneda (por ejemplo «$ 5.000 sin moneda»). La columna los suma aparte, al final de sus totales («· $ 5.000 sin moneda»). El total de arriba del tablero no los incluye.

Para pasarlos a una moneda:

1. Tocá el lápiz (Editar valor) en la tarjeta. El monto ya viene cargado.
2. Elegí la moneda correcta y guardá.

Desde ese momento el valor suma en el total de esa moneda.

Valor viejo que no entra en los totales

Si un contacto tenía un valor cargado en su ficha desde antes y se agregó al pipeline después de que existiera la moneda, la tarjeta muestra ese monto con la marca sin moneda, pero no entra en ningún total. Pasando el mouse por la marca lo dice: «No entra en los totales de la columna: editalo y elegí la moneda para que cuente».

Para que cuente, tocá el lápiz, revisá el monto (viene cargado), elegí la moneda y guardá. Esto no modifica el dato que el contacto tiene en su ficha.

Responsable de la tarjeta

El responsable es el agente asignado a la conversación del contacto que muestra la tarjeta: la conversación abierta o, si no tiene ninguna abierta, la de actividad más reciente.

• Si esa conversación no está asignada, la tarjeta muestra Sin responsable.
• Si el agente ya no está en la cuenta, la tarjeta muestra «Responsable no disponible».
• Para cambiar el responsable, cambiá el Agente asignado de la conversación. El tablero no tiene un responsable propio, separado de la conversación.

El filtro Asignado y la vista Mis contactos usan este mismo responsable.

Tiempo en la etapa y SLA

La tarjeta muestra hace cuánto el contacto entró a la etapa actual. Si la etapa tiene Horas SLA configuradas y el contacto lleva más tiempo que ese, el tiempo se pone rojo con un ícono de alerta, y al pasar el mouse dice «Tiempo SLA excedido».

El SLA cuenta horas corridas (incluye noches y fines de semana). Hoy no envía avisos a nadie y no hay un filtro de contactos atascados: es solo la marca en la tarjeta.

Qué hace el bot («Gestionar pipelines»)

Si el agente de IA tiene la herramienta Gestionar pipelines (se agrega al agente en el panel de Chatsell y se eligen los pipelines en los que puede actuar):

• Consulta en qué etapa está el contacto de la conversación y lo mueve a otra etapa (hacia adelante o hacia atrás) cuando se cumple el criterio. Si el contacto no estaba en el pipeline, puede ponerlo en una etapa.
• Para decidir usa, de cada etapa, el Criterio para la IA si tiene uno o, si no, la descripción, junto con las instrucciones del agente. Si el criterio y las instrucciones se contradicen, no mueve (ver La descripción y el bot).
• Solo usa etapas activas de los pipelines que tiene habilitados.
• No pone ni saca contactos de las etapas configuradas como Solo personas (por ejemplo, un Ganado que depende de un cobro). Ver Quién puede mover contactos en una etapa.
• No mueve a un contacto en un pipeline donde una persona pausó a la IA para ese contacto (marca IA pausada en la tarjeta). Sigue respondiendo y enviando seguimientos.
• Si una persona movió al contacto después de que la IA consultó la etapa, el movimiento de la IA se rechaza y vuelve a consultar.
• No verifica pagos: «ya pagué» no alcanza para Ganado salvo que el agente tenga una herramienta que lo verifique.
• Cada movimiento queda registrado con el motivo, la conversación y que lo hizo la IA. En la pestaña Historial de la ficha del negocio aparece con el autor IA.
• Si mueve a un contacto a una etapa perdida, no elige un motivo del catálogo: el contacto queda sin motivo y la razón que dio la IA se guarda como nota. Para cargar el motivo, usá Cargar motivo en la ficha. A la IA nunca se le bloquea el movimiento por esto.
• No carga ni cambia valores, no crea ni borra pipelines o etapas, no quita contactos del pipeline y no le avisa al cliente que lo movió.
• La restricción «solo sus contactos asignados» no se aplica al bot: mueve a cualquier contacto según sus instrucciones.

Agentes que solo ven sus contactos asignados

Por defecto, todos los usuarios del CRM ven todos los contactos del tablero. La cuenta puede pedirle a soporte que, para el rol Agente, el tablero muestre solo sus contactos asignados. No hay un interruptor en pantalla.

Con esa opción activa, un agente:

• Ve los mismos pipelines y etapas que el resto, pero solo las tarjetas cuyo responsable es él. Los contadores y los totales cuentan solo esas.
• En Agregar contacto solo puede elegir sus contactos asignados (la ventana dice «Solo se muestran los contactos asignados a vos») y ve los 100 con actividad más reciente: para otro, tiene que buscarlo.
• No tiene Importar contactos del CRM.
• Solo puede mover, quitar y cargar el valor de sus contactos.
• En la conversación, el selector de Pipelines solo aparece si el contacto es suyo. Si le asignan la conversación, aparece.

Si la conversación se reasigna, la tarjeta deja de verla el agente anterior y la ve el nuevo. Los administradores siempre ven todo. Soporte también puede ocultar la sección Pipelines a los agentes.

Reglas y límites

• Cualquier usuario de la cuenta puede usar el tablero: mover, agregar, quitar y cargar valores. Solo los administradores pueden reordenar columnas arrastrando su encabezado y configurar pipelines y etapas.
• Un contacto está en una sola etapa por pipeline.
• Las etapas inactivas pueden seguir apareciendo como columna con los contactos que ya tenían, pero no se puede mover ni agregar contactos a ellas.
• No hay una vista de tabla ni exportación desde el tablero.
• La tarjeta no muestra quién ni cuándo cargó el valor; el sistema lo guarda.
• El tablero no se actualiza solo si otra persona mueve una tarjeta o crea o completa una tarea: tocá Actualizar para ver los cambios.
• La tarjeta muestra una sola tarea (la próxima). Las de otros pipelines del mismo contacto no aparecen en esta tarjeta.
• El motivo de pérdida se pide al arrastrar, desde la conversación y desde la ficha. Si se agrega un contacto directamente a una columna perdida (con Agregar contacto, + o Importar contactos del CRM), o lo mueve la IA, queda sin motivo: cargalo después desde la ficha.
• Los motivos son de toda la cuenta (los mismos para todos los pipelines). Solo un administrador los crea o cambia.
• Los contactos que ya estaban en una etapa perdida antes de que existieran los motivos aparecen «sin motivo».
• Mover a mano nunca pausa sola a la IA; el aviso para pausarla solo aparece si la IA ya había movido a ese contacto en el pipeline. Mover en bloque no ofrece pausar.

Preguntas frecuentes

¿Puedo sumar pesos y dólares en un solo total? No. Cada moneda se totaliza por separado y no hay conversión.

¿Por qué el número de arriba no coincide con la suma de las columnas? El número de arriba cuenta las tarjetas cargadas en pantalla; el de cada columna, el total real de la etapa. Con «Cargar N más» o sin filtros grandes, se acercan.

¿Por qué desaparecieron los totales? Tenés activo un filtro de Asignado, Equipo o Etiquetas. Con esos filtros los totales no se muestran. Quitalos con Limpiar todo.

Cargué un valor en un pipeline, ¿aparece en otro? No. Cada pipeline tiene su propio valor para el contacto.

Corregí a la IA y la volvió a mover. ¿Cómo lo evito? Pausala para ese contacto: con el aviso que aparece al soltar la tarjeta, o en la ficha con Pausar movimientos de la IA. Si pasa con muchos contactos, revisá el Criterio para la IA de la etapa.

¿El bot puede cargar el valor de una venta? No. Los valores los carga una persona desde la tarjeta.

¿Quién ve mis vistas guardadas? Solo vos, en el navegador donde las guardaste.

¿Puedo ver el historial de movimientos de un contacto? Sí: hacé clic en la tarjeta y entrá a la pestaña Historial de la ficha del negocio. Muestra cada cambio de etapa en este pipeline, quién lo hizo (una persona o la IA) y el motivo.

¿Qué diferencia hay entre «sin motivo» y «Motivo desconocido»? «Sin motivo» es que nadie cargó el motivo (se eligió Mover sin motivo o lo movió la IA). «Motivo desconocido» es un motivo del catálogo que alguien eligió a propósito porque no se sabe.

Me equivoqué de motivo. ¿Cómo lo cambio? En la ficha del negocio, Cambiar motivo. El historial guarda el cambio con tu nombre.

Si reabro un negocio, ¿se pierde el motivo anterior? No. La tarjeta deja de mostrarlo porque el negocio ya no está perdido, pero en el Historial siguen la pérdida con su motivo y la reapertura.

Antes el clic en la tarjeta abría el contacto. ¿Dónde está ahora? En Más acciones → Ver contacto, o en Ver contacto dentro de la ficha.

Si algo no funciona