Tareas: la agenda comercial

Tareas es la agenda de tu equipo de ventas: lo que una persona tiene que hacer con un contacto y para cuándo. "Llamar para confirmar la cotización", "mandarle el catálogo el jueves", "visitar el local". Cada tarea tiene un responsable, una fecha (o no) y queda registrada hasta que alguien la completa o la cancela.

Qué es una tarea y qué no

Una tarea es trabajo para una persona. Sirve para que nada se olvide y para que el equipo sepa qué está pendiente, qué está vencido y quién lo tiene que hacer.

Una tarea no envía mensajes. Aunque elijas el tipo "WhatsApp" o "Email", el CRM no le escribe nada al contacto, ni cuando se crea ni cuando vence ni cuando la completás: el tipo solo indica qué tenés que hacer vos.

Si lo que querés es que la IA le escriba al cliente más adelante, usá "Seguimiento IA", la pestaña que está en la caja de respuesta de cada conversación. La diferencia:

	Tareas	Seguimiento IA
Quién hace el trabajo	Una persona del equipo	La IA
¿Le escribe al contacto?	No, nunca	Sí, envía el mensaje programado
Dónde se ve	Menú Tareas, la tarjeta del tablero de Pipelines y el panel de la conversación	Dentro de la conversación
Para qué sirve	Organizar llamadas, visitas, cotizaciones y cualquier pendiente	Retomar la charla con el cliente en una fecha

Podés usar las dos cosas para el mismo contacto: por ejemplo, una tarea "Llamar para cerrar" para vos y un Seguimiento IA que le recuerde al cliente que tiene la propuesta.

Dónde está

En el menú de la izquierda, el ítem Tareas (ícono de calendario), justo debajo de Pipelines. Lo ven los administradores y los agentes de todas las cuentas; no hace falta activarlo.

Arriba de la pantalla vas a ver la zona horaria con la que se calculan las fechas: "Horarios en la zona de la cuenta: …" (más abajo explicamos por qué importa).

El botón ¿Cómo funciona?, arriba a la derecha (y también en la ventana de crear o editar una tarea), abre esta misma guía en un panel, sin salir de la pantalla.

Las tareas también se ven y se manejan desde otros dos lugares (los explicamos más abajo, en En el tablero y en la conversación):

La tarjeta del contacto en el tablero de Pipelines: muestra su próxima tarea.
El panel derecho de la conversación: la sección Tareas lista las pendientes del contacto.

Crear una tarea

Entrá a Tareas y tocá Nueva tarea.
Escribí el Título: qué hay que hacer, en pocas palabras. Es obligatorio (hasta 255 caracteres).
Si hace falta, agregá una Descripción (opcional) con los detalles (hasta 2000 caracteres).
Elegí el Tipo: Llamada, WhatsApp, Email, Reunión, Cotización u Otra. Sirve para filtrar; no cambia lo que hace la tarea.
Elegí el Responsable. Por defecto sos vos. También podés dejarla en "Sin asignar" para que la tome alguien del equipo.
En Contacto, buscá por nombre, teléfono o email (escribí al menos 2 letras o números) y elegilo de la lista. Es obligatorio: toda tarea es sobre un contacto.
Pipeline (opcional): si la tarea es parte de una venta en un pipeline, elegilo. Solo aparecen los pipelines donde está ese contacto; si está en uno solo, queda elegido. Si falta el que buscás, primero agregá el contacto al pipeline desde el tablero. Si la tarea no es de ningún negocio en particular (por ejemplo, "llamar para reactivar"), dejá "Sin pipeline".
Elegí el Vencimiento:
- Fecha y hora: vence a esa hora exacta. Te proponemos la próxima hora en punto.
- Todo el día: vence cuando termina ese día. Útil cuando no importa la hora.
- Sin fecha: no vence nunca. Aparece al final de "Próximas", en el grupo "Sin fecha".
Tocá Crear tarea. Vas a ver el aviso "Tarea creada." y la tarea en la pestaña que le corresponde.

Editar una tarea

En la tarea, tocá Editar.
Cambiá lo que necesites: título, descripción, tipo, responsable, pipeline o vencimiento.
Tocá Guardar cambios. Si no cambiaste nada, verás "No hubo cambios para guardar.".

El contacto de una tarea no se puede cambiar. Si te equivocaste de contacto, cancelá la tarea y creá otra.

Las tareas completadas o canceladas ya no se editan.

En Editar también está el Historial (tocalo para desplegarlo): quién creó la tarea, quién la editó, quién cambió el responsable o el vencimiento, y quién la completó o canceló, con fecha y hora.

Si otra persona la cambió al mismo tiempo

Si mientras editabas alguien más guardó cambios en la misma tarea, en lugar de pisarlos vas a ver el aviso "Otra persona modificó esta tarea", con la versión actual (título, vencimiento, responsable, pipeline y estado) y la lista de lo que cambiaste vos. Podés:

Volver a aplicar mis cambios: se guardan solo los campos que tocaste vos, sobre la versión actual. Lo que cambió la otra persona en otros campos se conserva.
Usar la versión actual: descarta tus cambios y te muestra la tarea como quedó.

Si la otra persona ya la completó o la canceló, no se puede volver a aplicar nada: la tarea ya no está pendiente.

Completar una tarea

Tocá Completar en la tarea. Pasa a Completadas al instante y los contadores se actualizan solos.

Completar no se puede deshacer: no hay forma de reabrir una tarea. Si quedó algo por hacer, creá una tarea nueva.

Cancelar una tarea

Tocá Cancelar en la tarea.
Si querés, escribí el Motivo (opcional), por ejemplo "el cliente ya compró" (hasta 500 caracteres).
Tocá Cancelar tarea. Para no cancelarla, tocá Volver.

La tarea pasa a Canceladas con el motivo a la vista. Tampoco se puede reabrir.

Las tareas no se borran: cancelar es la forma de sacar de la agenda una tarea que ya no corresponde, y queda el registro.

Vistas y contadores

Las pestañas ordenan las tareas pendientes por cuándo vencen. El número de cada pestaña es la cantidad de tareas que hay en ella, con los mismos filtros que estás usando:

Pestaña	Qué muestra
Hoy	Las que vencen desde ahora hasta que termina el día.
Vencidas (el contador se pinta de rojo)	Las pendientes cuyo vencimiento ya pasó. También las de hoy cuya hora ya pasó.
Próximas	Las que vencen después de hoy y, al final, el grupo Sin fecha. El contador suma las dos.
Sin asignar	Todas las pendientes que no tienen responsable, vengan cuando vengan.
Completadas	Las terminadas, de la más reciente a la más vieja, con quién y cuándo.
Canceladas	Las canceladas, de la más reciente a la más vieja, con el motivo.

Una tarea pendiente está en una sola de las pestañas de fecha (Hoy, Vencidas o Próximas). Si además no tiene responsable, también aparece en Sin asignar.

Cada tarea muestra: título, descripción, tipo, el contacto (tocalo para abrir su ficha), Ver conversación (abre la conversación más reciente del contacto), el pipeline si tiene, el vencimiento ("Hoy, 18:00", "Mañana, todo el día"… en rojo si está vencida) y el responsable o "Sin asignar".

Se cargan de a 25 tareas; si hay más, abajo aparece Cargar más.

En el tablero y en la conversación

En la tarjeta del tablero

Cada tarjeta del tablero de Pipelines muestra la próxima tarea pendiente del contacto, en una línea debajo del valor y las etiquetas:

El título de la tarea y cuándo vence ("Hoy 18:00", "Mañana", "vie 24 oct 10:00"…). Si no tiene fecha dice Sin fecha.
Si está vencida, la línea se pinta de rojo.
+N si el contacto tiene más tareas pendientes además de esa. Pasando el mouse ves cuántas son en total.
El tilde (✓) completa la tarea ahí mismo. La tarjeta pasa a mostrar la siguiente pendiente (o ninguna) sin recargar el tablero.

Qué tarea se muestra: entre las pendientes de ese pipeline y las sin pipeline del contacto, la que vence primero. Las que no tienen fecha van al final. Las tareas del mismo contacto en otro pipeline no aparecen en esta tarjeta (se ven en el tablero de ese pipeline, en el panel de la conversación y en el menú Tareas). Si el contacto no tiene ninguna pendiente, la tarjeta no muestra la línea.

Para crear una tarea desde la tarjeta:

Pasá el mouse por la tarjeta y tocá el ícono de calendario (Nueva tarea para este contacto), arriba a la derecha. También está en Más acciones → Nueva tarea.
Se abre la ventana de siempre (Crear una tarea) con el contacto y el pipeline del tablero ya elegidos. Completá el título y el vencimiento y tocá Crear tarea.
La tarjeta se actualiza sola con su próxima tarea.

Mover la tarjeta de etapa no cambia nada de sus tareas: la próxima tarea sigue igual en la nueva columna.

Al hacer clic en la tarjeta se abre la ficha del negocio: en su pestaña Resumen están todas las tareas pendientes de ese contacto en el pipeline (y las sin pipeline), con completar, editar y Nueva tarea.

En el panel de la conversación

En el panel derecho de cada conversación hay una sección Tareas (debajo de Seguimientos). Tocá el título para abrirla o cerrarla; el CRM recuerda cómo la dejaste. Como las demás secciones, la podés arrastrar para cambiarla de lugar.

La sección muestra las tareas pendientes del contacto de la conversación, de todos sus pipelines y las sin pipeline, en el mismo orden que la agenda (la que vence primero arriba, las sin fecha al final). De cada una ves el título, el vencimiento (en rojo si está vencida), el pipeline o "Sin pipeline" y el responsable. Con los botones de cada tarea podés:

Completar (tilde): la tarea sale de la lista.
Editar (lápiz): abre la ventana de edición, con su Historial y el aviso si otra persona la cambió al mismo tiempo.

Abajo están Nueva tarea (abre la ventana con el contacto ya elegido; si está en un solo pipeline, ese queda elegido) y ¿Cómo funciona?, que abre esta guía.

La sección muestra hasta 25 tareas. Si el contacto tiene más, aparece Ver todas en Tareas (N), que abre el menú Tareas.

Para cancelar una tarea, usá el menú Tareas (en la tarjeta y en el panel solo se completa y se edita).

Mis tareas y Equipo

Arriba de las pestañas elegís qué ver:

Mis tareas: solo las tareas de las que sos responsable. Es la vista inicial de los agentes.
Equipo: las tareas de todos (las que podés ver; ver "Permisos"). Es la vista inicial de los administradores.

La pestaña Sin asignar muestra siempre todas las tareas sin responsable, estés en Mis tareas o en Equipo: así cualquiera puede tomarlas (editala y poné tu nombre en Responsable).

Filtros

Al lado del selector hay tres filtros, que se pueden combinar:

Tipo: "Todos los tipos" o uno en particular.
Responsable: "Todos los responsables" o una persona. Solo aparece en Equipo (en Mis tareas el responsable sos vos).
Pipeline: "Todos los pipelines" o uno en particular. Las tareas sin pipeline solo aparecen con "Todos los pipelines".

Los filtros afectan la lista y los contadores por igual. Si no hay resultados verás "Ninguna tarea coincide con los filtros." y el botón Limpiar filtros.

La pestaña, Mis tareas/Equipo y los filtros quedan en la dirección de la página: podés guardarla en favoritos o compartirla con alguien del equipo para que vea lo mismo.

Tareas sin pipeline

Una tarea no necesita estar en un pipeline. Sirve para pendientes que no son parte de una venta en curso: reactivar un cliente viejo, pedir una reseña, resolver un reclamo. Se crean igual, dejando Pipeline (opcional) en "Sin pipeline".

La zona horaria de la cuenta

Las fechas y horas de las tareas se calculan siempre en la zona horaria de la cuenta, no en la de tu computadora o tu celular. La ves arriba: "Horarios en la zona de la cuenta: America/Argentina/Buenos_Aires", y también al elegir la hora ("Hora de la cuenta (…)").

Eso quiere decir que:

Si alguien del equipo trabaja desde otro país, ve los mismos horarios que el resto, y una tarea "de hoy" es de hoy para todos.
"Hoy", "Vencidas" y los contadores usan el día de la cuenta. Por ejemplo, con la cuenta en Buenos Aires, a las 22:00 de Buenos Aires "hoy" sigue siendo hoy aunque en otro país ya sea mañana.
Una tarea Todo el día vence a las 23:59 de ese día en la zona de la cuenta.

La zona se define al crear la cuenta. Si nunca se configuró, se usa la de Buenos Aires. Por ahora no hay una pantalla para cambiarla: si la de tu cuenta no es la correcta, pedile a soporte que la corrija.

Qué pasa cuando cambia el contacto o el pipeline

Mover el contacto de etapa (a mano o el bot de la IA; ver Pipelines: el tablero): la tarea no cambia. Sigue ligada al contacto y al pipeline.
Sacar el contacto del pipeline: la tarea sigue pendiente y sigue mostrando ese pipeline. Si ya no corresponde, editala (podés dejarla "Sin pipeline") o cancelala.
Borrar un pipeline: sus tareas no se pierden; quedan como tareas sin pipeline.
Fusionar dos contactos (ver Fusionar contactos): las tareas de los dos pasan al contacto que queda.
Borrar un contacto: se borran sus tareas.
Una persona deja la cuenta: sus tareas siguen con su nombre y, para los administradores, con la marca "Responsable sin acceso". Reasignalas. Si el usuario se elimina del todo, sus tareas quedan "Sin asignar".

Permisos

Cualquiera que ve una tarea la puede editar, completar o cancelar, sea o no el responsable. Todo queda en el Historial, con quién lo hizo.
Administradores: ven todas las tareas de la cuenta.
Agentes: ven todas las tareas de la cuenta, salvo que la cuenta tenga activa la restricción de pipelines "solo sus contactos asignados" (la activa soporte a pedido de la cuenta; ver Agentes que solo ven sus contactos asignados).
Si la cuenta tiene ocultos los Pipelines para los agentes, Tareas igual se ve: las tareas incluyen tareas sin pipeline.

Con la restricción "solo sus contactos asignados"

El agente ve solo las tareas de los contactos que tiene asignados, los mismos que ve en el tablero de Pipelines. Los contadores cuentan solo esas.
Al crear una tarea, la búsqueda de Contacto muestra solo sus contactos asignados ("Solo aparecen los contactos que tenés asignados.").
El Responsable de una tarea tiene que poder ver al contacto: tiene que ser un administrador o la persona que tiene asignada la conversación del contacto. Si elegís a otra persona, el CRM no deja guardar y te lo explica.
Si la conversación del contacto se reasigna a otra persona, el agente anterior deja de ver esas tareas (aunque siga siendo el responsable). Los administradores las ven con la marca "Responsable sin acceso": conviene reasignarlas a quien tiene ahora el contacto. La tarea no se reasigna sola.

Reglas y límites

Título obligatorio, hasta 255 caracteres. Descripción hasta 2000. Motivo de cancelación hasta 500.
Toda tarea es sobre un contacto, que no se puede cambiar después de crearla. El pipeline es opcional y solo puede ser uno donde el contacto esté.
Una tarea está pendiente, completada o cancelada. Completada y cancelada son definitivas: no se reabren ni se editan.
Las tareas no se borran; se cancelan. Solo desaparecen si se borra el contacto.
Las fechas se calculan en la zona horaria de la cuenta.
Cualquiera que ve una tarea la puede cambiar (ver Permisos).
La lista se carga de a 25 tareas. El panel de la conversación muestra hasta 25 pendientes del contacto.
La tarjeta del tablero muestra una sola tarea: la próxima pendiente de ese pipeline o sin pipeline.

Qué no hace por ahora

No avisa: no manda notificaciones, mails ni recordatorios cuando una tarea está por vencer o vence. Revisá la pestaña Hoy y Vencidas.
No se crean solas: no hay reglas que creen tareas automáticamente (por ejemplo, al mover un contacto de etapa). Las crea una persona.
No se cancelan desde la tarjeta ni desde el panel de la conversación: ahí se completan y se editan; para cancelar, usá el menú Tareas.
El tablero no se entera solo de los cambios de otras personas: si alguien crea o completa una tarea de un contacto, su tarjeta se actualiza cuando tocás Actualizar o recargás el tablero.
No envía mensajes al contacto, de ningún tipo.
No se reabren ni se borran: una tarea completada o cancelada queda así; si hace falta, se crea otra.
No se repiten: no hay tareas recurrentes (todos los lunes, todos los meses).
No están en la app del celular: se usan desde el CRM en el navegador (también funciona en el navegador del celular).

Preguntas frecuentes

Tenía una tarea para hoy a las 9 y no la veo en Hoy. Si ya pasaron las 9 (en la zona de la cuenta), la tarea está en Vencidas. "Hoy" muestra lo que todavía falta hacer hoy. Si querés que una tarea quede en Hoy todo el día, usá Todo el día.

Creé una tarea y no aparece. Revisá tres cosas: que estés en la pestaña correcta (una tarea para mañana está en Próximas), que no tengas filtros puestos y, si estás en Mis tareas, que vos seas el responsable. Una tarea "Sin asignar" no aparece en Mis tareas: buscala en la pestaña Sin asignar o en Equipo.

¿La tarea de tipo WhatsApp le manda un mensaje al cliente? No. Ninguna tarea envía mensajes. Para que la IA le escriba al cliente en una fecha, usá Seguimiento IA en la conversación.

¿Puedo hacer una tarea sobre un contacto que no está en ningún pipeline? Sí. Dejá el pipeline en "Sin pipeline".

No me aparece el pipeline que quiero al crear la tarea. Solo aparecen los pipelines donde el contacto está hoy. Agregalo primero al pipeline desde el tablero, o creá la tarea sin pipeline.

¿Puedo completar una tarea de otra persona? Sí. Cualquiera que ve la tarea puede completarla, editarla o cancelarla. En el Historial queda quién lo hizo.

Completé una tarea sin querer. ¿Cómo la reabro? No se puede reabrir. Creá una tarea nueva con el mismo título.

¿Por qué los horarios no coinciden con la hora de mi computadora? Porque se muestran en la zona horaria de la cuenta, que se ve arriba de la pantalla. Así todo el equipo ve lo mismo.

Soy administrador y veo "Responsable sin acceso" en una tarea. El responsable ya no puede ver ese contacto: le reasignaron la conversación a otra persona o ya no es parte de la cuenta. Editá la tarea y elegí otro responsable.

Soy agente y una tarea desapareció de mi lista. Si tu cuenta tiene la restricción "solo sus contactos asignados", puede ser que la conversación del contacto se haya asignado a otra persona: dejás de ver al contacto y sus tareas. Consultá con un administrador.

Creé una tarea para un contacto y su tarjeta del tablero no la muestra. Puede ser que la tarea sea de otro pipeline (la tarjeta solo muestra las de su pipeline y las sin pipeline), que haya otra pendiente que vence antes (la tarjeta muestra la próxima; mirá el +N) o que la hayas creado desde otra pantalla: tocá Actualizar en el tablero.

Completé la tarea desde la tarjeta y apareció otra. Es lo esperado: la tarjeta muestra siempre la próxima pendiente. Si no queda ninguna, la línea desaparece.

No veo la sección Tareas en el panel de la conversación. Está debajo de Seguimientos, cerrada hasta que tocás su título. Si personalizaste el orden del panel, puede estar en otro lugar: buscala por el título Tareas.

¿Cuántas tareas puedo tener? No hay un límite. La lista se carga de a 25; usá Cargar más para ver el resto.

Si algo no funciona

Mensaje	Qué pasó	Qué hacer
"Escribí un título."	El título está vacío.	Escribí qué hay que hacer.
"Elegí un contacto."	No elegiste contacto.	Buscalo y tocá su nombre en la lista.
"Elegí la fecha." / "Elegí la hora."	Elegiste "Fecha y hora" o "Todo el día" sin completar los datos.	Completalos o elegí "Sin fecha".
"El contacto no está en ese pipeline. Elegí otro o dejá la tarea sin pipeline."	El contacto ya no está en el pipeline elegido (por ejemplo, lo sacaron mientras creabas la tarea).	Elegí otro pipeline o "Sin pipeline".
"Esa persona no puede ver este contacto: …"	Con la restricción "solo sus contactos asignados", el responsable elegido no tiene asignada la conversación del contacto.	Elegí a quien tiene asignada la conversación, a un administrador, o dejala sin asignar.
"Esa persona ya no es parte de la cuenta."	El responsable elegido salió de la cuenta.	Elegí otra persona.
"Otra persona modificó esta tarea"	Alguien guardó cambios en la misma tarea mientras vos la editabas o intentabas completarla.	Revisá la versión actual y volvé a aplicar tus cambios, o usá la actual. Si fue al completar o cancelar, la lista ya muestra la versión nueva: volvé a intentarlo.
"La tarea ya está completada o cancelada y no se puede cambiar."	Otra persona la terminó antes.	No hace falta hacer nada; la vas a encontrar en Completadas o Canceladas.
"La tarea ya estaba completada." / "La tarea ya estaba cancelada."	Tocaste dos veces o alguien lo hizo antes.	Nada: quedó como querías.
"No encontramos la tarea o el contacto, o ya no tenés acceso."	La tarea o el contacto se borró, o dejaste de tener acceso al contacto.	Recargá la página. Si el problema sigue, consultá con un administrador.
"No pudimos cargar las tareas."	Falló la conexión con el CRM.	Tocá Reintentar. Si sigue, revisá tu conexión o avisá a soporte.
"Este contacto todavía no tiene conversaciones."	Tocaste "Ver conversación" y el contacto no tiene ninguna.	Abrí la ficha del contacto (tocá su nombre) para empezar una.
"No pudimos actualizar las tareas de la tarjeta. Tocá Actualizar."	Completaste o creaste una tarea desde el tablero, pero falló la consulta para refrescar la tarjeta. La tarea sí se guardó.	Tocá Actualizar en el tablero.
"No pudimos cargar las tareas." (en el panel de la conversación)	Falló la conexión con el CRM.	Tocá Reintentar al lado del mensaje.